Vi er ofte sent ute på jobb på grunn av omstendigheter vi ikke kan kontrollere, for eksempel et sykt barn eller et trafikkork; men uavhengig av årsaken til forsinkelsen din, må du kommunisere åpent og direkte med veilederen din for å gi dem beskjed om situasjonen. En kort e -post som forklarer situasjonen er et godt alternativ hvis dette ikke er din første forsinkelse eller hvis du er for sen.
trinn
Metode 1 av 4: Varsler deg på forhånd
Trinn 1. Vurder forsinkelseslengden
Analyser den aktuelle uforutsette situasjonen for å anslå hvor lang tid det vil ta deg å komme på jobb - avhengig av jobben din, vil noen minutter ikke være verdens ende, men sørg for å gi beskjed til noen hvis du tror du vil være forsinket lenge.
- Gjør et mer nøyaktig estimat med tanke på hvor lang tid du trenger for å løse situasjonen. Bruk en navigasjonsapp hvis du for eksempel sitter fast i et trafikkork for å finne ut trafikkhastigheten.
- Lederen din vil være mer avslappet og vil kunne ta de nødvendige trinnene hvis de har et estimat på ankomsttiden.
Trinn 2. Ring arbeid hvis du tror forsinkelsen vil være mer enn ti minutter
Med mindre du er helt sikker på at du kan klare det i tide uansett, er det beste tiltaket å la noen få vite at du er sen - ring for å fortelle dem hva som skjer og hvor snart du tror du får det til å fungere.
Forebygging er bedre enn kur, så ring selv om du ikke kan estimere forsinkelsens lengde
Trinn 3. Vurder hendelsene som er planlagt den dagen, og ring om nødvendig enda tidligere
Avhengig av dagens avtaler kan din forsinkelse forårsake mer enn bare et mindre tilbakeslag - for eksempel varsle de nødvendige personene med en gang hvis butikken du jobber i har et stort salg den dagen, eller hvis du har et veldig viktig møte på selskap..
En medarbeider kan håndtere situasjonen hvis du ringer umiddelbart for å gi selskapet beskjed
Trinn 4. Be om å få snakke direkte med veilederen din
Så snart noen svarer på telefonen, kan du be om å få snakke med sjefen, skiftlederen, veilederen eller en direkte rapport til sjefen din - på den måten kan du være sikker på at meldingen kommer til riktig person.
- Del viktig informasjon, hvis du har noen, med veilederens sekretær - hun vil sannsynligvis ta notater og registrere samtalen.
- Unngå å be en medarbeider om å dele nyheter til veilederen din - hvis han blir for opptatt eller til og med distrahert, kan han glemme å videresende informasjonen til riktig person.
Metode 2 av 4: Beklager personlig
Trinn 1. Diskuter saken med sjefen din med en gang
Å be om unnskyldning bør være din første prioritet når du kommer på jobb. Lederen din vil sannsynligvis si "ok" og la deg begynne å jobbe normalt - ellers får han anledning til å diskutere saken med deg.
- Beklag personlig, selv om du allerede har varslet den ansvarlige personen over telefon.
- Du kan gi inntrykk av at du er likegyldig eller uansvarlig hvis du prøver å utsette en unnskyldning fordi du er for opptatt eller fordi du er redd for å stå opp mot sjefen din og skade omdømmet ditt i selskapet.
Trinn 2. Gi en kort begrunnelse for forsinkelsen
Forklar omstendighetene som forårsaket forsinkelsen, snakk åpent, direkte og ærlig - jo mer detaljert historien, jo mer vil det se ut som du lyver.
- Ikke pynt historien med unødvendige detaljer; i stedet bare si noe som "Beklager, jeg er forsinket. Min yngste sønn begynte å føle seg syk akkurat da jeg skulle forlate huset."
- Unngå å dele detaljer som ikke er passende for jobben - hvis du har kommet for sent fordi du ble distrahert av en personlig telefon eller fordi du tilbrakte en time på badet med magesmerter, er det kanskje best å be om unnskyldning uten gir noen unnskyldninger.
Trinn 3. Vær ærlig
Prøv å formidle en oppriktig tone av anger under unnskyldningen - veilederen din er ikke tåpelig og vil legge merke til om du ikke bryr deg. Det beste er bare å være ærlig og ta ansvar for din feil.
Ikke latter, spøk eller prøv å gjøre forsinkelsen lett - slik oppførsel kan anses som respektløs
Trinn 4. Avslutt samtalen med en "takk"
Det spiller ingen rolle om veilederen din var rasende eller ikke engang brydde seg om forsinkelsen på en eller annen måte. Ta deg tid til å si takk - til slutt er denne personen grunnen til at du fortsatt har en jobb. En takknemlig gest kan også myke sjefens hjerte litt hvis han ikke er glad i det hele tatt.
- Vis takknemlighet ved å si noe som "Takk for at du er så forståelsesfull. Jeg lover at dette ikke vil skje igjen."
- Å svelge stolthet foran sjefen din kan være vanskelig, men det er det mest diplomatiske alternativet, spesielt hvis du er skylden for forsinkelsen.
Metode 3 av 4: Beklager skriftlig
Trinn 1. Send en unnskyldnings -e -post hvis du er usedvanlig sen
Ved forsinkelser på mer enn en time kan det være lurt å supplere unnskyldningen med en skriftlig melding. Du vil vise at du virkelig beklager hvis du tar deg tid til å skrive en formell e -post, så du kan kanskje "vinne tilbake" din veileder.
E-post er også en god idé for de som har vært sent ved andre anledninger, eller hvis forsinkelsen har forårsaket et alvorlig forretningsproblem, for eksempel tap av en kunde eller et sikkerhetsbrudd
Trinn 2. Skriv teksten ved hjelp av en formell struktur
Sett ditt fulle navn og e -postadresse øverst i dokumentet, og inkluder datoen det gjelder på neste linje. Nedenfor skriver du sjefens navn og e -postadresse, samt firmaets adresse.
Sett filialadressen din i stedet for hovedkontoret hvis selskapet er veldig stort og har flere bygninger
Trinn 3. Start e -posten med en tradisjonell hilsen
Start med å skrive "Dear Fulano" - i Brasil er det ganske vanlig å referere til en veileder som bruker fornavnet deres, men du kan også bruke "Mr." eller "Mrs." hvis du synes det er mer passende for vedkommende.
- De fleste unnskyldningsmailer starter med noe som "Dear Luis" eller "Dear Marina".
- Du kan også bare bruke veilederens navn, etterfulgt av et komma, hvis du synes "Kjære" er litt for langt hentet.
- Vær forsiktig så du ikke høres for intim ut, ellers høres det respektløst ut.
Trinn 4. Inkluder unnskyldningen i e -postens brødtekst
Forklar at årsaken til meldingen er å gå utover en enkel verbal unnskyldning, og oppsummer deretter årsaken til forsinkelsen, selv om du allerede har diskutert det med veilederen din. Ikke glem å inkludere dato og klokkeslett for hendelsen for å gi mer kontekst for situasjonen.
- Forklaringen kan være noe sånt som "Jeg vil ærlig be om unnskyldning for min to timers forsinkelse sist fredag, 10. august 2018, da jeg hadde en uforutsett hendelse hjemme som krevde min umiddelbare oppmerksomhet. Jeg forstår at mitt fravær skjedde veldig upassende øyeblikk for selskapet, og jeg vil nok en gang si at jeg beklager ".
- Skriv en kort, grei tekst. Ideelt sett bør den bare ha noen få linjer - introduksjonen, en rask forklaring og en innrømmelse av feil.
Trinn 5. Vis at du forstår konsekvensene av å komme for sent
Det er ikke alltid lett å hente tonen i en skriftlig unnskyldning, så ta med en linje for å gjøre det klart at du beklager - erkjenn hvordan feilen skadet din veileder og medarbeidere, eller omfanget av skaden det forårsaket selskapet, hvis det har økonomiske konsekvenser.
Skriv noe sånt som "Da jeg savnet møtet som var planlagt til 10:00, vet jeg at jeg mistet en potensiell klient og at jeg skadet selskapets rykte som et konsulentfirma med fokus på kundetilfredshet."
Trinn 6. Fullfør e -postmeldingen som sier hvordan du vil fikse feilen
Forklar hva du planlegger å gjøre for å unngå ytterligere forsinkelser, og beskriv de nøyaktige trinnene du planlegger å ta fra nå av, for eksempel å forlate hjemmet tidligere eller planlegge møter mer nøye. På den måten vil du vise at du er fokusert på realistiske løsninger fremfor bare tomme unnskyldninger.
Vis god tro ved å avslutte brevet med noe sånt som "Slik at dette ikke skjer igjen, jeg har allerede snakket med naboen min og bedt ham hjelpe meg i lignende situasjoner."
Trinn 7. Uttrykk takknemlighet før du signerer
Takk mottakeren for deres forståelse og tålmodighet, samt for tiden personen tok seg til å lese e -posten. En snill setning vil bidra til å motvirke gjenværende harme, og sette en positiv tone for fremtidig interaksjon med veilederen din.
- Den siste setningen trenger ikke være en stor sak, en enkel "Takk for tålmodigheten og roen gjennom hele situasjonen, og jeg ser frem til neste sjanse til å bevise min lojalitet til selskapet."
- Hvis du vil ha noe enda enklere, avslutt med "Takk for at du forsto vanskelighetene mine og planene mine for å overvinne dem."
Trinn 8. Signer nederst i dokumentet
Skriv inn ditt fulle navn ved å bruke etternavnet du er kjent under på jobben. Hvis du velger å sende meldingen på trykk i stedet for e -post, la det være litt mellomrom mellom navnet ditt og det siste avsnittet i teksten, slik at du kan signere brevet etter at du har skrevet det ut.
- Du kan også inkludere en "Med vennlig hilsen" før abonnementet.
- Hvis du jobber for et veldig stort selskap, må du inkludere jobbtittelen din for å hjelpe veilederen med å identifisere avsenderen.
Metode 4 av 4: Å være ærlig og pålitelig
Trinn 1. Unngå å fortelle løgner eller komme med unnskyldninger
Å lage en historie for å rettferdiggjøre forsinkelsen kan være ganske fristende, men motstå den - årsaken til forsinkelsen er ikke like viktig som å gjøre det klart at du vil gjøre alt du kan for å forhindre at problemet skjer igjen. Videre vil situasjonen bli enda verre hvis løgnen blir oppdaget.
- Selv små oppblomstringer kan komplisere situasjonen din. En enkel trafikkrapport vil være nok til å motbevise påstanden om at du var forsinket på grunn av et trafikkork.
- Fokus på hvordan forsinkelsen har påvirket andre, i stedet for å prøve å redusere feilen, vil gjøre et mer positivt inntrykk. "Takk for at du planla møtet i siste liten", høres for eksempel mye bedre ut enn "Avenue Tal ble helt stoppet".
Trinn 2. Vent til slutten av møtet med å be om unnskyldning
Den eneste gangen vi ikke bør be om unnskyldning med en gang, er når vi er sent ute til et viktig møte som fortsatt pågår - i så fall er det beste alternativet å gå inn i møterommet med en gang. Beklagelsen kan vente.
- Prøv å lage så lite støy som mulig, slik at du kan komme ubemerket inn i møtet.
- En unnskyldning under møtet ville bare forstyrre samtalen og være flaut, ettersom du måtte gjøre dette foran dine kolleger og veiledere.
Trinn 3. Gjør ditt beste for å unngå ytterligere forsinkelser i fremtiden
Selvfølgelig er alle forsinket fra tid til annen, men du vil tjene et upålitelig rykte på jobben hvis du gjør en vane med å være forsinket. Uansett antall og intensitet av unnskyldninger, sender den samme feilen om og om igjen meldingen om at du ikke virkelig beklager det du har gjort.
- Begynn å våkne en halv time tidligere, om nødvendig, for å ha ekstra tid til morgenrutinen og pendle til virksomheten.
- Det er mulig at du blir skjelt ut, straffet eller til og med sparket hvis du begynner å komme for sent.
Tips
- Punktlighet er et viktig krav i enhver jobb, men noen entreprenører tar det mer seriøst enn andre - ring en leder selv om du kommer for sent i bare noen minutter hvis senhet blir sett spesielt negativt på selskapets kultur.
- Bryt nyhetene før en medarbeider gjør det for deg - ikke la din veileder vite om forsinkelsen fra noen andre.
- Si at du vil gjøre noe for å gjøre opp for forsinkelsen hvis du synes det er nødvendig - tilbud om å jobbe sent eller for eksempel å ta på deg flere oppgaver på et prosjekt.
- Kjøp noen godbiter til hele kontoret neste gang du kommer for sent - kanskje vil de se godhet som grunnen til at du er sen, så det er mer sannsynlig at de vil tilgi deg.